1. Réception de la plainte
- La ou le spécialiste de la prise en charge reçoit la plainte.
- Elle ou il finit de remplir le formulaire de signalement.
- S’il manque des renseignements, elle ou il communique avec la plaignante ou le plaignant.
- Le dossier est ouvert et enregistré dans le lecteur L, dans I-sight et sur support physique.
2. Confirmation et suivi
- La ou le spécialiste de la prise en charge informe la directrice ou le directeur de la planification stratégique et des politiques de la plainte.
- La directrice ou le directeur assigne la plainte à l’agente ou l’agent d’enquête et de recherche concerné.
- Ce processus est mené dans les trois jours ouvrables suivant la réception de la plainte.
3. Examen préliminaire
- Vérification de la recevabilité
- L’agente ou l’agent d’enquête et de recherche détermine quelle est l’instance assujettie.
- Elle ou il examine si la situation est visée par les dispositions de la Loi sur les langues officielles ou de la Loi sur la protection de l’inuktut.
- Elle ou il détermine le champ de compétence et d’application du BLC.
- Elle ou il détermine s’il manque des renseignements.
- Si l’instance assujettie est un organisme privé qui est doté d’un plan d’action pour la langue inuktute en vigueur, l’agente ou l’agent peut recommander un règlement sans enquête.
- En l’absence de plan d’action, l’agente ou l’agent communiquera avec l’instance pour l’inviter à en élaborer un et tenter de parvenir à un règlement sans enquête.
- Si la plainte concerne une institution territoriale ou une municipalité, la ou le commissaire aux langues peut communiquer avec l’instance pour tenter de conclure un règlement sans enquête.
- L’agente ou l’agent d’enquête et de recherche discute avec la directrice ou le directeur de la planification stratégique et des politiques pour déterminer s’il faut opter pour un règlement sans enquête ou pour une enquête formelle.
- La directrice ou le directeur explique ensuite sa décision à la ou au commissaire aux langues.
4. Examen approfondi
- L’agente ou l’agent d’enquête et de recherche rédige un avis d’intention destiné à l’instance assujettie pour l’informer qu’une plainte a été déposée.
- L’avis détaille les allégations de la plainte et mentionne les articles visés de la Loi sur les langues officielles ou de la Loi sur la protection de l’inuktut.
- Ce processus est mené dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la plainte.
- L’agente ou l’agent rencontre la directrice ou le directeur de la planification stratégique et des politiques pour discuter de la plainte, réaliser une analyse et formuler des recommandations.
- Elle ou il examine les sections de la Loi sur les langues officielles ou de la Loi sur la protection de l’inuktut qui ont pu être enfreintes et propose des solutions.
- La directrice ou le directeur discute des conclusions et des recommandations avec la ou le commissaire aux langues.
- L’agente ou l’agent adresse une lettre détaillant l’enjeu linguistique soulevé à l’instance assujettie.
- La directrice ou le directeur révise la lettre, et sollicite au besoin des conseils juridiques.
- Elle ou il approuve ensuite le document.
- L’agente ou l’agent d’enquête et de recherche – ou la ou le spécialiste de la prise en charge – fait traduire la lettre.
- La directrice ou le directeur envoie la lettre traduite à la ou au commissaire aux langues, qui y appose sa signature.
5. Décision
- La ou le commissaire aux langues tente de résoudre la plainte sans enclencher d’enquête formelle en usant de l’autorité que lui confèrent la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la protection de l’inuktut.
- Selon la nature de la plainte, le personnel de l’échelon concerné (soit équipe, direction, sous-ministre ou ministre) de l’instance assujettie est mobilisé.
Résultats
- Plainte résolue → Dossier fermé.
- Plainte non résolue → Transfert du dossier aux enquêtes approfondies ou ouverture d’une enquête formelle.
6. Suivi et fermeture du dossier
- La directrice ou le directeur de la planification stratégique et des politiques envoie une lettre à l’instance assujettie au nom de la ou du commissaire aux langues.
- L’instance doit y répondre dans les 90 jours.
- La plaignante ou le plaignant est tenu au courant des mesures ou engagements pris par l’instance concernée.
- La ou le spécialiste de la prise en charge et l’agente ou l’agent d’enquête et de recherche finalisent le dossier et s’assurent qu’il est correctement consigné.